A qualidade no ambiente de trabalho depende muito de bons recursos para os funcionários desempenharem suas funções. O uso de plataformas que ajudam a controlar e facilitar as operações é uma forma de manter a eficiência e o lema palavra Foco entre todos da equipe é fundamental nesse processo.

Apostar na tecnologia como uma grande aliada da produtividade é uma forma das instituições terem mais organização na rotina de trabalho e atenderem com mais eficiência as necessidades do público, oferecendo produtos e serviços de qualidade e adequados para as necessidades particulares da audiência bem como das rotinas no empreendimento.

Para isso, os processos de organização de rotina, elaboração de planejamento e programação, alinhamento e treinamento de equipes, redes de comunicação, gerenciamento financeiro, disparo de e-mails, reuniões online, dentre muitos outros, podem ser aprimorados por meio das redes de computador e tecnologia.

Afinal, estas e outras atividades fazem parte dos desafios diários nas empresas e precisam ser organizados e dinâmicos para que o negócio alcance bons resultados.

Assim, de modo a realizar todas as tarefas no ambiente empresarial com qualidade, os gestores e responsáveis podem disponibilizar/utilizar plataformas e aplicativos que permitem manter tudo em ordem e otimizar tempo, bem como administrar os fluxos e identificar os pontos de melhoria.

A relevância de plataformas que melhoram o desempenho das empresas

O uso de sistemas tecnológicos que contribuem positivamente para a qualidade das atividades é algo crucial, visto que reduz gastos e melhora os fluxos de atividade.

Isto posto, buscar informações e referências sobre estas plataformas e como manuseá-las são formas de agregar eficiência no trabalho. 

Alguns exemplos de ferramentas que podem ser usadas são: 

• Método Kanban (como o Trello);
• Ferramentas de design e edição (como Canva e Photoshop);
• Computação em nuvem – Plataformas de edição e compartilhamento de arquivos (Dropbox e Google Drive);
• Organizadores e gerenciadores de atividades/projetos (como o Asana);
• Workflows digitais e softwares de ERP ou CRM, relacionados à produtividade.

Estas e outras ferramentas permitem que os colaboradores eliminem tarefas desnecessárias, identificando as cruciais e urgentes, algo que otimiza o tempo de gerenciamento das atividades e possibilita a integração de sistemas.

Organizador de tarefas e gerenciamento de projetos em equipe

Como pode ser percebido, existem diferentes atividades que podem ser melhoradas com a inserção de ferramentas de otimização. Inclusive, existem sistemas que podem ser adequados ao setor e às necessidades do negócio.

Assim, conhecer melhor cada uma das opções pode ajudar a escolher o que utilizar na empresa de acordo com o fluxo a ser modificado/melhorado ou mesmo por tipo de projeto a ser implementado. 

Por isso, separamos algumas opções mais usuais para melhorar a sua rotina de trabalho abaixo:

1. Trello

Esta ferramenta substitui as notas adesivas, os famosos post-it, agendas ou planilhas, e concilia o método Kanban para acompanhamento do estágio de cada projeto. 

Um ponto interessante é a possibilidade da organização visual, permitindo que em um único lugar fique todas as tarefas reunidas de modo a serem mais facilmente identificadas.

Além disso, as dashs podem ser compartilhadas entre as equipes, de modo que todos possam acompanhar e atualizar os status.

O Trello funciona com uma lista de cartões que podem ser marcados com cores, nível de andamento da tarefa, subcategorias e responsáveis por cada etapa, sendo que os cartões podem ser movidos para outras categorias/status. 

A ferramenta ainda permite adicionar feedbacks, comentários, pode ser acessado pela internet e a atualização é instantânea.

2. Asana

Plataforma online que permite o gerenciamento e organização de tarefas. 

Para acesso, é preciso fazer um simples cadastro com um e-mail e informações pessoais e é possível criar um time e definir grupos de trabalho para acompanhar cada atividade.

3. Videoconferência

O Zoom e Google Hangouts são muito utilizados, graças à interface simples, o que facilita a comunicação instantânea e a realização de reuniões, conferências colaborativas e chamadas de vídeo. 

Com estas ferramentas a comunicação da equipe pode ser feita de forma mais ágil e otimizada, fazendo com que a integração e comunicação do time seja mais fluida e assertiva.

O Skype, Teams e o Meet são outras opções muito utilizadas nas empresas para facilitar as reuniões virtuais.

4. Ferramentas de compartilhamento de arquivos

Algumas atividades precisam ser compartilhadas com mais de um membro da equipe.

O Google Drive e Dropbox são as ferramentas mais utilizadas para otimizar tempo e tornar os processos de trabalho mais simples, garantindo o acesso às pastas e arquivos com facilidade e atualizações automáticas, visto que são materiais online.

O funcionamento destas plataformas e ferramentas dependem muito de uma boa conexão de internet. Isto posto, o investimento em uma internet fibra otica gama DF é uma maneira da empresa ter uma boa velocidade para trabalhar e, deste modo, ter excelentes resultados.

A implementação de recursos que visam ajudar a economizar tempo, organizar as atividades, os arquivos e dados da companhia, facilitando o processo de análise, além de diminuir os esforços operacionais da equipe também reduz custos e retrabalhos, sendo um interessante investimento.

O uso de servidores nas empresas é muito importante para garantir o controle de informações que trafegam na rede utilizada, garantindo sua segurança, qualidade e atualização constante. 

Sendo assim, também pode ser necessário ter racks para o armazenamento deste servidor, demandando os serviços de uma empresa de fabricação de rack para ter o mobiliário adequado para acomodar os servidores.

Inclusive, ainda assim o espaço de arquivamento de documentos e de estruturas para o armazenamento é reduzido, possibilitando um melhor uso dos espaços disponíveis na empresa, mantendo as estruturas mais facilmente organizadas e a localização dos arquivos também é melhorada.

A relevância da elaboração de planejamentos e projetos para as empresas

A organização no ambiente empresarial é algo muito importante e deve ser considerada em todas as áreas, ou seja, é essencial a criação de planejamentos e a elaboração de programas ambientais em qualquer atividade, bem como a distribuição dos espaços laborais e, principalmente em áreas mais naturais, os impactos que a atividade traz ao espaço. 

Estes programas são como projetos de escopo bem definidos, contando com indicadores, metas, custo e prazo, cronograma de execução, além dos responsáveis que irão cuidar de todas as etapas e formas de reduzir riscos e impactos no ambiente. 

O documento é solicitado na fase de obtenção da licença de instalação e pode ser indicado para empreendimentos com alto impacto ambiental.

Algumas ferramentas e plataformas podem ajudar na fase de elaboração destes programas, projetos e planejamentos, assim como uma contabilidade para microempresa, um processo muito relevante na rotina de trabalho dos empreendedores, pois os profissionais podem organizar a parte financeira, elaborar relatórios e cuidar de questões tributárias.

Afinal, manter uma organização nas finanças assim como na parte de projetos é muito importante para evitar problemas que comprometam o desempenho das atividades a longo prazo, mantendo a organização fiscal, contábil e ambiental em pleno funcionamento.

O papel da automação nas empresas

Um investimento que os gestores podem sugerir para a melhora nas rotinas da empresa é a automatização. 

Este processo consiste em tornar tarefas simples, ou mesmo as mais difíceis, em mais práticas e sem demandar o esforço de funcionários graças à possibilidade programar o maquinário.

A automação de máquinas industriais pode agregar muitos benefícios, como:

• Mais qualidade nos processos e produtos;
• Diminui o tempo de produção;
• Baixo custo com mão de obra;
• Menor índice de erros humanos e retrabalho;
• Mais precisão e repetibilidade;
• Possibilidade de controlar as operações;
• Manufatura operando 24 horas;
• Aumento no volume de produção;
• Mais segurança no chão de fábrica;
• Mais flexibilidade nas atividades.

Com muitas vantagens que podem melhorar o desempenho da empresa, investir capital no trabalho de profissionais que possam implementar a automação é o caminho para obter bons resultados. 

Apostar no uso de ferramentas de gerenciamento que tenham a opção de automatização também é uma excelente maneira de ajudar na rotina de gestão da companhia.

Estes recursos são úteis não apenas em processos de gestão de empresas, mas também ajudam na administração de predios comerciais. 

As plataformas de workflow e reuniões, por exemplo, facilitam muito as atividades do profissional administrador responsável pelo prédio comercial, identificando melhorias, reclamações e até considerações que precisam ser feitas com os locatários/proprietários, organizando todo o processo burocrático e fiscal dessa atividade.

As ferramentas de workflow podem otimizar tempo, ajudar no armazenamento de documentos, realização de reuniões virtuais com as pessoas que ocupam o prédio, além de tornar as tarefas mais simples, graças ao uso de gerenciador de projetos que permite listar as ações que devem ser feitas no curto e longo prazo.

Recursos importantes para a segurança nas empresas

O uso de ferramentas de gerenciamento tem um papel muito importante nas empresas, assim como um exaustor insuflador industrial que tem a função de captação de ar quente e dispensá-lo para fora do ambiente, deixando o local mais fresco e agradável.

No primeiro caso, no entanto, o uso das ferramentas visam identificar os processos que podem ser melhorados e, nesse sentido, até mesmo os processos de manutenção do estabelecimento e gestão de estoque podem ser acompanhados com mais qualidade.

Por exemplo, no caso do exaustor, seu uso a longo prazo pode demandar uma limpeza e até troca de peças, de modo a manter o ambiente mais agradável aos colaboradores.

Para isso, categorizar nos softwares os prazos para manutenção e limpeza desse item pode ser determinante para a melhora das atividades e reduzir a necessidade de trocas durante os horários de produção, por exemplo, ampliando os resultados e reduzindo os riscos com substâncias inflamáveis, tóxicas e asfixiantes.

Alguns benefícios de manter essa estrutura em pleno funcionamento são:

• Diminui o tempo de limpeza dos ambientes; 
• Pode ser encontrado em modelos de dupla função (exaustão e insuflação);
• Agrega qualidade aos ambientes; 
• Amplia a segurança dos colaboradores.

A proteção dos funcionários é algo extremamente importante para os empresários, influenciando na qualidade das atividades diárias e até podendo ocasionar impactos legais se não bem administrados.

Para isso, os sistemas de prevenção e combate a incêndio são muito utilizados, pois além de serem obrigatórios em ambientes com grande circulação de pessoas, permitem agir de modo rápido e eficiente, mas o funcionamento dessas peças também precisa estar em ordem e um planejamento de manutenção regular é fundamental.

Este sistema é composto por central de alarme, extintores, detectores de fumaça, hidrantes e mangueiras, sprinklers, bombas hidráulicas, entre outros itens. 

Assim como as ferramentas de gerenciamento precisam de atualizações para entregarem a melhor performance, o sistema de combate a incêndios também precisa de cuidados.

O controle dessas operações também pode ser acompanhado por meio de ferramentas que unifiquem o sistema de vistoria do ambiente e as necessidades de manutenção/trocas com tais dados disponíveis e com prazos estabelecidos previamente nesse sistema.

Deste modo, o processo de manutenção em sistema de prevenção e combate a incêndio consiste em avaliar o estado de conservação em que se encontram os equipamentos e instalações. 

Com o uso dos sistemas, os profissionais realizam os testes e fazem as trocas e procedimentos necessários para garantir o funcionamento adequado dos itens de prevenção, principalmente em casos emergenciais e sinalizam prazo para nova vistoria.

Considerações finais

Os serviços dependem muito de boas instalações, espaço adequado e um conjunto de ferramentas de workflow que facilitam o dia a dia dos gestores e funcionários. 

Deste modo, analisar as opções de sistemas e ferramentas disponíveis e quais são as mais simples de operar, que estejam relacionados à área de atuação, é uma maneira de trabalhar com eficiência e obter ganhos expressivos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.